Как мы упоминали ранее, не существует пороговых значений годовой прибыли, количества сотрудников или чего-либо еще, что автоматически указывает на необходимость в офис-менеджере. Хотя для каждого бизнеса это будет отличаться, есть четыре момента, которые могут указывать на то, что пора начать поиск подходящего кандидата. Если вы столкнулись с одним или несколькими из них, подумайте о том, чтобы составить вакансию как можно быстрее.
1. В команде есть руководители или ключевые игроки, которые тонут в административных задачах.
Руководители или другие высокопроизводительные ключевые игроки должны сосредоточить внимание на критических задачах в бизнесе. Вся их энергия и продуктивность должны быть направлены на работу, которая поддерживает компанию на плаву, будь то принятие решений, продажи или что-то еще.
Административные задачи могут утомить всех, даже если это всего двадцать минут работы в день. А иногда возникают административные задачи, которые настолько важны, что вы не хотите передавать их секретарю, который, возможно, не имеет специальной подготовки, но на выполнение которых у вас уходит огромное количество времени. Например, составление расписания сотрудников или даже детализация важных командировок.
Если это происходит, почти наверняка пора нанять офис-менеджера. Особенно, если задач становиться слишком много или они приводят к потере ресурсов (включая ваше время). Как показывает практика, никто не должен тратить более 10% своего времени на административную работу, если только это не является основным направлением их работы.
2. Вы набираете новых сотрудников
Чем крупнее становиться бизнес, тем больше хаоса. Даже если ваша компания – хорошо отлаженный механизм с самыми надежными сотрудниками. Разделение работы между несколькими ключевыми игроками поначалу может сработать, но чем больше у вас сотрудников, клиентов и работы, тем больше всего поставлено на карту.
Увеличение размера команды обычно является признаком того, что, возможно, пришло время для офис-менеджера. Поэтому в следующий раз, когда вы подумаете о найме новой группы сотрудников (даже если их всего двое или больше), возможно, среди них уже должен появиться и офис-менеджер.
3. В компании началась внутренняя дезорганизации
Наступит момент, когда ваш бизнес масштабируется настолько, что ключевые административные задачи начнут ускользать, если их не возложить на одного человека. Иногда это происходит из-за того, что люди не уверены, кто именно должен выполнять эту работу, или они настолько перегружены, что работа выполняется непоследовательно. Внутренняя дезорганизация может потопить ваш корабль быстрее, чем вы думаете. Поэтому, если вы столкнулись с этим, нужно как можно скорее привлечь кого-нибудь, чтобы исправить ситуацию. И это определенно работа на полную ставку.
4. Вы можете себе позволить
Это важный критерий: если вы можете позволить себе нанять офис-менеджера, это хороший знак, что вы готовы к нему. Помните, что офис-менеджеры не просто будут получать дополнительную зарплату за административную работу, но они также сделают остальную часть вашей команды более продуктивной. Да, в долгосрочной перспективе, найм офис-менеджера поможет вашему бизнесу получать больше, но, поскольку это не приведет напрямую к увеличению прибыли сразу, важно иметь ресурс в бюджете в размере около 12-15 тысяч гривен в месяц.