Памятка работодателю: кто такой офис-менеджер?

Обеспечение работы офиса, организация совещаний и брифингов, планирование общественных мероприятий. Это лишь некоторые из обязанностей, которые выполняет офис-менеджер. Данная позиция просто необходима для бесперебойной работы офиса, особенно в постоянно меняющейся среде, например, в растущей компании. И чем лучше работает этот сотрудник, тем меньше проблем с функционированием офиса. Поэтому если он со всем справляется на ура, то его присутствие практически незаметно.

Обычно в какой-то момент в каждом бизнесе, стартапе или любой другой организации вы понимаете, что не можете все выполнить в одиночку. Вот когда пришло время нанять кого-то, кто сможет выполнять работу более эффективно, чем вы, и освободить это время для того, чтобы вы могли приносить прибыль компании. Нет однозначного ответа на вопрос, «когда лучше всего нанять офис-менеджера, потому что это будет во многом зависеть от вашего конкретного бизнеса, его структуры и сферы деятельности. Тем не менее, есть еще несколько общих рекомендаций, с которых можно начать, когда вам следует подумать о добавлении актива офис-менеджера в свою команду.

Что именно делает офис-менеджер?

Офис-менеджеры могут иметь разные должностные инструкции, в зависимости от того, где они работают, и от потребностей вашего бизнеса. Большая часть их работы будет административной, требующей хороших организационных навыков, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего арендованного офиса в Киеве. Это обычно включает в себя заказ канцелярских товаров, кофе и снеков, управление расписанием и организацию поездок команды, работу с персоналом офиса (секретари, курьеры, уборщицы, водители), организацию мероприятий, прием и распределение документации и многое другое.
Когда следует нанять офис-менеджера?Как мы упоминали ранее, не существует пороговых значений годовой прибыли, количества сотрудников или чего-либо еще, что автоматически указывает на необходимость в офис-менеджере. Хотя для каждого бизнеса это будет отличаться, есть четыре момента, которые могут указывать на то, что пора начать поиск подходящего кандидата. Если вы столкнулись с одним или несколькими из них, подумайте о том, чтобы составить вакансию как можно быстрее.1. В команде есть руководители или ключевые игроки, которые тонут в административных задачах.

Руководители или другие высокопроизводительные ключевые игроки должны сосредоточить внимание на критических задачах в бизнесе. Вся их энергия и продуктивность должны быть направлены на работу, которая поддерживает компанию на плаву, будь то принятие решений, продажи или что-то еще.

Административные задачи могут утомить всех, даже если это всего двадцать минут работы в день. А иногда возникают административные задачи, которые настолько важны, что вы не хотите передавать их секретарю, который, возможно, не имеет специальной подготовки, но на выполнение которых у вас уходит огромное количество времени. Например, составление расписания сотрудников или даже детализация важных командировок.

Если это происходит, почти наверняка пора нанять офис-менеджера. Особенно, если задач становиться слишком много или они приводят к потере ресурсов (включая ваше время). Как показывает практика, никто не должен тратить более 10% своего времени на административную работу, если только это не является основным направлением их работы.

2. Вы набираете новых сотрудников

Чем крупнее становиться бизнес, тем больше хаоса. Даже если ваша компания – хорошо отлаженный механизм с самыми надежными сотрудниками. Разделение работы между несколькими ключевыми игроками поначалу может сработать, но чем больше у вас сотрудников, клиентов и работы, тем больше всего поставлено на карту.

Увеличение размера команды обычно является признаком того, что, возможно, пришло время для офис-менеджера. Поэтому в следующий раз, когда вы подумаете о найме новой группы сотрудников (даже если их всего двое или больше), возможно, среди них уже должен появиться и офис-менеджер.

3. В компании началась внутренняя дезорганизации

Наступит момент, когда ваш бизнес масштабируется настолько, что ключевые административные задачи начнут ускользать, если их не возложить на одного человека. Иногда это происходит из-за того, что люди не уверены, кто именно должен выполнять эту работу, или они настолько перегружены, что работа выполняется непоследовательно. Внутренняя дезорганизация может потопить ваш корабль быстрее, чем вы думаете. Поэтому, если вы столкнулись с этим, нужно как можно скорее привлечь кого-нибудь, чтобы исправить ситуацию. И это определенно работа на полную ставку.

4. Вы можете себе позволить

Это важный критерий: если вы можете позволить себе нанять офис-менеджера, это хороший знак, что вы готовы к нему. Помните, что офис-менеджеры не просто будут получать дополнительную зарплату за административную работу, но они также сделают остальную часть вашей команды более продуктивной. Да, в долгосрочной перспективе, найм офис-менеджера поможет вашему бизнесу получать больше, но, поскольку это не приведет напрямую к увеличению прибыли сразу, важно иметь ресурс в бюджете в размере около 12-15 тысяч гривен в месяц.

Каким должен быть отличный офис-менеджер?

Когда бы вы ни решили, что готовы добавить в команду офис-менеджера, важно убедиться, что вы нанимаете на эту работу подходящего человека, обладающего определенными требованиями. При приеме на работу мы рекомендуем обратить внимание на следующие навыки:

• Высокая степень организованности, особое внимание к деталям. Независимо от того, офис-менеджер будет заниматься закупкой канцелярских товаров или планированием командировок сотрудников, им необходимо иметь врожденное чувство организации, чтобы продумать каждую деталь.
• Гибкость. Офис-менеджер берет на себя миллион задач, на которые ни у кого в офисе не хватает времени, поэтому это может быть немного хаотичным. Тот, кто умеет проявлять гибкость, справляясь со всем этим, подойдет больше, чем тот, кто может работать только в строгом распорядке.
• Коммуникабельность. Офис-менеджеры решают множество проблем для множества сотрудников, поэтому им нужно хорошо ладить с людьми и искренне любить общаться с другими.
• Лидерские навыки: офис-менеджеры несут ответственность за вспомогательный персонал (уборщиц, водителей, курьеров, администраторов и так далее). Поэтому их необходимо уметь регулярно мотивировать, дисциплинировать и разрешать конфликты.
• Аналитические навыки. Как компания может сэкономить деньги? Получаем ли мы максимальную отдачу от наших ресурсов? Хороший офис-менеджер сможет обнаружить неэффективные процессы и сэкономить средства в своей повседневной работе.

В сухом остатке

Офис-менеджер – это часто незаметный герой, который может значительно повысить продуктивность вашей компании, облегчая работу всем остальным и напрямую привести к прямому увеличению доходов. Не каждому бизнесу обязательно нужен офис-менеджер, особенно если они вы только начинаете свою деятельность. Однако, если ваш график все больше съедают административные проблемы и изменение расписания встреч, то, вероятно, вам пора составить вакансию и начать поиск подходящего человека. Даже с пятизвездочным программным обеспечением для управления офисом и большой командой самых лучших сотрудников, ничто не может заменить твердую руку, практические знания и чутье офис-менеджера.