По оценкам, каждый день проводится около 11 миллионов деловых встреч. Эти встречи съедают 37 процентов рабочего времени сотрудника или предпринимателя. Так что, скорее всего, вы читаете эту статью прямо перед следующей встречей или сразу после предыдущей. В современном мире из-за пандемии все больше встреч, как внешних, так и внутренних, проводится в удаленном формате. Поэтому наличие переговорных комнат, где люди могут собраться физически или подключиться через аудио- и видеосвязь, влияет на общую продуктивность переговоров. В этой статье Peremoga расскажет, на что следует обратить внимание при обустройстве помещений для конференций и как подготовиться к деловой встрече.

Переговорная комната ― что нужно знать?

Переговорная комната (“переговорка”, “конференц-зал” или “видеопереговорная”) — это специальное помещение, оборудованное для проведения индивидуальных или групповых встреч и видеоконференций. Уровень технического оснащения зависит от потребностей компании, в том числе, ее размера. Например, один конференц-зал может быть полностью оборудован, а в другом будет установлен только микрофон и экран.

Чек-лист для оборудования вашей переговорной комнаты

Совет номер 1: инвестируйте только в те технологии, которые действительно нужны вашим сотрудникам, а не только в то, о чем говорят первые страницы запроса в Google или то, чем пользуются ваши коллеги по рынку. Проведите опрос, чтобы понять, что требуется команде для выполнения своей работы и с какими проблемами они сталкиваются:

• Какое оборудование нужно на ваших встречах?
• Насколько легко вам бронировать конференц-зал заранее или в конкретный момент?
• Возникают ли у вас проблемы с технологией аудио- и видеосвязи?
• Как вы думаете, достаточно ли конференц-залов в компании?
• Соответствуют ли оборудование переговорок тем встречам, которые вы собираетесь проводить?

Тем не менее, есть несколько универсальных аспектов, которые следует учесть при подготовке переговорных комнат в Киеве :

1. Изображение

Для того чтобы зафиксировать изображение и передать его на экран вашего собеседника, нужна камера. Это может быть любое устройство: как обычная веб-камера ноутбука, так и профессиональная PTZ-камера с механизмом реагирования на голос.

2. Воспроизведение видео.

Вы можете использовать проекторы, телевизоры, плазмы или обычные мониторы для выведения изображения на экран. Чтобы получить эффект телеприсутствия, соедините несколько устройств в одну видеостену и воспользуйтесь контроллером для достижения синхронности.

3. Аудиооснащение.

При переговорах звук не менее важен чем видео. Для небольших мероприятий подойдут обычные радио или настольные микрофоны и колонки/динамики. Однако для масштабных конференций, где будет большое количество участников, лучше позаботиться о специальном комплекте оборудования для переговоров: несколько микрофонов, колонки и звуковой пульт для управления мероприятием.

4. Дополнительное оборудование.

Наверняка вам знакомы ситуации, когда при воспроизведении звука возникают помехи или аудиосигнал вовсе пропадает. Чтобы этого избежать, рекомендуем пользоваться эхоподавляющими устройствами или спикерфонами. А если ваша встреча будет проходить на нескольких языках, можно применить комплекс синхронного перевода.

3 главных совета для проведения вашей следующей видеоконференции

1. Будьте готовы к встрече.

Нет ничего хуже, чем пойти на встречу без каких-либо вводных данных, когда тайминг смещается и часть вопросов остается не решенной, только потому что участники были не готовы. Составьте повестку дня встречи заранее, разошлите ее команде и придерживайтесь ее на протяжении всей видеоконференции. Это не только повысит продуктивность и эффективность переговоров, но и задаст тон собранию и даст другим время подготовить свои вопросы и предложения.

2. Используйте демонстрационные материалы для повышения интереса участников.

Визуальные эффекты ― отличный способ сделать видеовстречу интересной и свежей. Делитесь презентациями PowerPoint, видео, диаграммами, графиками и другими материалами для совместной работы в реальном времени.

3. Не забывайте быть собой.

Уже давно прошел этап видеоконференций, которые использовались исключительно для ежеквартальных встреч совета директоров с руководящим составом. Теперь это ежедневный способ общения лицом к лицу. Так же, как текстовые сообщения, разговор по телефону или личная беседа с коллегами, видеоконференцсвязь ― это про общение. Так что не волнуйтесь, когда дело доходит до камеры ― просто будьте собой!