За оцінками, щодня проводиться близько 11 мільйонів ділових зустрічей. Ці зустрічі з’їдають 37 відсотків робочого часу співробітника або підприємця. Тож, найімовірніше, ви читаєте цю статтю просто перед наступною зустріччю або відразу після попередньої. У сучасному світі через пандемію все більше зустрічей, як зовнішніх, так і внутрішніх, проводиться у віддаленому форматі. Тому наявність переговорних кімнат, де люди можуть зібратися фізично або під’єднатися через аудіо- та відеозв’язок, впливає на загальну продуктивність переговорів. У цій статті Peremoga розповість, на що слід звернути увагу під час облаштування приміщень для конференцій і як підготуватися до ділової зустрічі.

Переговорна кімната – що потрібно знати?

Переговорна кімната (“переговорка”, “конференц-зал” або “відеопереговорна”) – це спеціальне приміщення, обладнане для проведення індивідуальних або групових зустрічей і відеоконференцій. Рівень технічного оснащення залежить від потреб компанії, зокрема, її розміру. Наприклад, одна конференц-зала може бути повністю обладнана, а в іншій буде встановлений тільки мікрофон і екран.

Чек-лист для обладнання вашої переговорної кімнати

Порада номер 1: інвестуйте тільки в ті технології, які дійсно потрібні вашим співробітникам, а не тільки в те, про що говорять перші сторінки запиту в Google або в те, чим користуються ваші колеги по ринку. Проведіть опитування, щоб зрозуміти, що потрібно команді для виконання своєї роботи і з якими проблемами вони стикаються:

• Яке обладнання потрібне на ваших зустрічах?
• Наскільки легко вам бронювати конференц-зал заздалегідь або в конкретний момент?
• Чи виникають у вас проблеми з технологією аудіо- та відеозв’язку?
• Як ви думаєте, чи достатньо конференц-залів у компанії?
• Чи відповідає обладнання переговорів тим зустрічам, які ви збираєтеся проводити?

Тим не менш, є кілька універсальних аспектів, які слід врахувати під час підготовки переговорних кімнат у Києві:

1. Зображення

Для того щоб зафіксувати зображення і передати його на екран вашого співрозмовника, потрібна камера. Це може бути будь-який пристрій: як звичайна веб-камера ноутбука, так і професійна PTZ-камера з механізмом реагування на голос.

2. Відтворення відео.

Ви можете використовувати проектори, телевізори, плазми або звичайні монітори для виведення зображення на екран. Щоб отримати ефект телеприсутності, з’єднайте кілька пристроїв в одну відеостіну і скористайтеся контролером для досягнення синхронності.

3. аудіооснащення.

Під час переговорів звук не менш важливий, ніж відео. Для невеликих заходів підійдуть звичайні радіо або настільні мікрофони та колонки/динаміки. Однак для масштабних конференцій, де буде велика кількість учасників, краще подбати про спеціальний комплект обладнання для перемовин: кілька мікрофонів, колонки та звуковий пульт для управління заходом.

4. Додаткове обладнання.

Напевно вам знайомі ситуації, коли під час відтворення звуку виникають перешкоди або аудіосигнал зовсім пропадає. Щоб цього уникнути, рекомендуємо користуватися лунопригнічувальними пристроями або спікерфонами. А якщо ваша зустріч відбуватиметься кількома мовами, можна застосувати комплекс синхронного перекладу.

3 головні поради для проведення вашої наступної відеоконференції

1. будьте готові до зустрічі.

Немає нічого гіршого, ніж піти на зустріч без будь-яких вступних даних, коли таймінг зміщується і частина питань залишається не вирішеною, тільки тому що учасники були не готові. Складіть порядок денний зустрічі заздалегідь, розішліть його команді та дотримуйтеся його протягом усієї відеоконференції. Це не тільки підвищить продуктивність і ефективність переговорів, а й задасть тон зборам і дасть іншим час підготувати свої запитання та пропозиції.

2. використовуйте демонстраційні матеріали для підвищення інтересу учасників.

Візуальні ефекти – чудовий спосіб зробити відеозустріч цікавою і свіжою. Діліться презентаціями PowerPoint, відео, діаграмами, графіками та іншими матеріалами для спільної роботи в реальному часі.

3) Не забувайте бути собою.

Уже давно минув етап відеоконференцій, які використовували виключно для щоквартальних зустрічей ради директорів із керівним складом. Тепер це щоденний спосіб спілкування віч-на-віч. Так само, як текстові повідомлення, розмова телефоном або особиста бесіда з колегами, відеоконференцзв’язок – це про спілкування. Тож не хвилюйтеся, коли справа доходить до камери – просто будьте собою!