1. Враховуйте характер і культуру свого бізнесу.

Перше, що потрібно враховувати під час пошуку офісного приміщення, – це характер вашого бізнесу. Ідеальний простір має бути досить великим, щоб вмістити всіх ваших співробітників. Тут також мають бути передбачені умови для зберігання запасів, матеріалів і всього іншого, що необхідно для функціонування вашого бізнесу. Наприклад, якщо ви рекламно-поліграфічне агентство, обов’язково подумайте, де зберігати зразки ваших робіт і матеріалів. Погане планування може призвести до захаращення робочого місця, що в кращому разі непродуктивно і непрофесійно, а в гіршому – навіть небезпечно.

Ідеальний офісний простір має дозволити вам і вашим співробітникам підтримувати культуру та цінності вашого бізнесу. Робоче середовище має значний вплив на продуктивність і моральний дух ваших співробітників. Тому шукайте місце, яке мотивуватиме вашу команду працювати старанніше і довше.

2. Отримайте максимум від вашого бюджету

Одним із головних чинників пошуку комерційної нерухомості для оренди є бюджет, який компанія готова виділити. На вартість зазвичай впливають кілька чинників:

• клас бізнес-центру;
• розташування офісної будівлі.

Розберемо першу характеристику більш детально. Клас бізнес-центру: A, B, B+,C – визначає основні характеристики офісного приміщення та будівлі загалом. Вони включають: якість і наявність оздоблювальних і ремонтних робіт, рівень загальної системи безпеки, контролю клімату, пожежогасіння, відеоспостереження, розмір парковки, інфраструктура будівлі та інші конструктивні особливості. Звісно, що чим вищим буде клас офісної будівлі, тим комфортнішими будуть у ній умови, а вартість оренди – вищою.

Мета багатьох власників нерухомості – отримати від своїх інвестицій максимальну орендну плату. Проаналізуйте ціни на подібні об’єкти на ринку та уважно огляньте саме приміщення, щоб визначити, чи отримуєте ви максимум від своїх грошей. Підрахуйте загальні витрати на переїзд вашого бізнесу в новий простір, включно з вартістю ремонту, нових меблів та інших витрат. Приміщення має коштувати кожної копійки, яку ваш бізнес витратить на щомісячну орендну плату.

Якщо цей переїзд не принесе вам більше грошей або не вплине на ефективність роботи команди, вам справді варто замислитися над питанням, чи так це необхідно. Прибутковість завжди має бути рушійним фактором у ваших рішеннях.

3. Враховуйте планування приміщення та умови.

Щоб створити комфортне та безпечне середовище для всіх співробітників, особливу увагу слід приділити плануванню офісу. Адже саме воно визначає, чи поміститься в приміщення все обладнання та меблі, необхідні для вашої команди. Також не забудьте перевірити роботу освітлення та кондиціонерів.

Якщо ви збираєтеся приймати більшість своїх клієнтів в офісі, шукайте місце з приймальнею. А якщо у вас багато співробітників або партнерів по бізнесу, вам точно знадобляться переговорки або конференц-зали для проведення зустрічей. Також уточніть в орендодавця всі можливі деталі, наприклад, підключення до Інтернету та телефону, наявність паркування, а також загальних зон, таких як кухня або комори.

4. Оберіть правильне розташування

Одна з причин вибрати гарне місце розташування для вашої компанії – справити правильне враження на ваших клієнтів і партнерів. Люди довіряють брендам, коли вони можуть безпосередньо зустрітися з власниками офлайн і отримати більш детальну інформацію про бізнес. Розташування вашого офісу також визначає образ, який ви комунікуєте своїм потенційним та існуючим клієнтам. Хоча для стартапу або маленької команди винайняти приміщення в престижному бізнес-центрі може бути складно і дорого, це допоможе вам створити правильний імідж вашого бренду.

Багато компаній у пошуках нового офісу воліють залишатися у своєму адміністративному районі. Щоб не витрачати час на перегляд неактуальних пропозицій, насамперед, конкретизуйте параметри пошуку, наприклад: оренда офісу на ЯрВалу. Це заощадить вам час і допоможе адекватно оцінити різні варіанти від орендодавців.

До того ж, якщо бізнес-центр розташований у престижному районі, це ще не означає, що вашим клієнтам і співробітникам буде зручно діставатися туди. З нашого досвіду, найкраще розташування – це коли до найближчої станції метро не більш ніж 15 хвилин пішки або якщо це район з дуже розвиненою інфраструктурою і де навіть у годину пік немає заторів. А якщо орендна плата в ідеальному місці занадто висока, розгляньте можливість оренди віртуального офісу або спільного використання приміщення з іншими компаніями. Коворкінги, які дуже часто розташовані в центрі, і де вартість оренди робочого місця значно нижча, – також чудовий варіант.

5. Уважно прочитайте умови оренди

Ретельно оглянувши приміщення і переконавшись, що воно добре підходить для вашого бізнесу, не поспішайте підписувати договір оренди. Власник нерухомості може спробувати поквапити вас із підписанням контракту, особливо якщо офіс розташований у чудовому місці.

Не підписуйте його доти, доки не ознайомитеся з усіма умовами і не роз’ясните будь-які фінансові наслідки кожного пункту. Іноді власники нерухомості ховають обов’язкові положення дрібним шрифтом. Зважайте і на термін оренди. Постійне переміщення вашої компанії з одного місця в інше негативно позначиться на його прибутковості в довгостроковій перспективі.

Коли справа доходить до пошуку ідеального місця для вашого бізнесу, вам потрібно враховувати безліч різних речей. Знайдіть час, щоб оцінити всі варіанти, оглянути приміщення і планування, а також прочитати договори оренди, перш ніж приймати остаточне рішення. І не забудьте поцікавитися думкою ваших співробітників, щоб знайти доступний і відповідний для всіх офісний простір. Це невелике міркування зробить вашу команду щасливішою, що позитивно позначиться на її продуктивності та ефективності.