Власний офіс у БЦ чи фіксоване місце у коворкінгу. Що обрати у 2021?

«Працювати в офісі» тепер не єдина можлива концепція організації роботи. Особливо після того, як пандемія коронавірусу внесла свої корективи, все більше компаній розглядають гнучкі варіанти робочого простору, а коворкінги набувають нової популярності.

Тому, коли навіть великі бізнеси переходять на новий формат розміщення працівників, складається враження, що звичні нам традиційні офіси потрохи відходитимуть у небуття. Однак це зовсім не означає, що спільний робочий простір підійде будь-якій компанії, а для багатьох власний офіс у бізнес-центрі все ще не втрачає актуальності.
Намагаєтесь визначити, який з обох варіантів найкраще підійде для вашої компанії? У цій статті ми розглянемо плюси і мінуси офісів та коворкінгів, а також проаналізуємо шість основних факторів, які можуть вплинути на ваше рішення.

Вартість

Багато підприємців-початківців та фрілансерів, які спочатку працювали віддалено вдома або з кав’ярень, щоб заощадити кошти, поступово роблять вибір на користь коворкінгу. Причина проста: у цих місцях дуже багато факторів, що відволікають. І хоч місце у спільному просторі на день обійдеться дорожче, ніж чашка кави, такий варіант набагато більше сприяє робочому процесу. А всі витрати, від офісних меблів до комунальних платежів, вже включені до фіксованої вартості.

Якщо ж обирати між невеличким офісом та місцем у коворкінгу, переваги останнього очевидні. Не потрібно хвилюватися про великі авансові витрати чи довгострокову оренду. Більшість компаній, які створюють подібні простори, пропонують кілька варіантів оренди робочого місця, тому ви можете обрати той, який підійде вашому бюджету та потребам:

• робота у коворкінгу із погодинною оплатою
• фіксоване робоче місце на місяць
• власний офіс
  

А в чому фішка коворкінгу для великих компаній? Орендуючи новий офіс, бізнеси можуть вкладати до кількох тисяч гривень на квадратний метр лише за його облаштування. Тому, якщо у вас кілька десятків працівників, цей аспект буде особливо відчутним. Натомість спільний робочий простір вже заздалегідь облаштований, обслуговування вже включено у вартість місця, а необхідна техніка, наприклад, холодильники, принтери чи проектори для презентацій уже на місці.

Гнучкість та можливість розширюватися

Ми далекі від тієї епохи, коли люди більшість своєї кар’єри проводили на одному місці, а бізнеси – чи то великі корпорації з кількома офісами в країні, чи невелика сімейна компанія з маленьким приміщенням у квартирі або гаражі – здавалося, залишатимуться статичними протягом десятиліть. У наш час бізнес дуже динамічний, він зростає, чи навпаки зменшується. Компанії часто можуть переорганізовувати штат і перенаправляти частину працівників у інші міста чи країни або ж навпаки переводити на віддалену роботу.

З такою великою кількістю невизначеності (і, можливо, обмеженою кількістю капіталу), особливо для нових компаній та стартапів, фіксоване місце у коворкінгу є дуже привабливим варіантом. Так, жодних сумнівів, що воно позбавляє багатьох клопотів та побічних витрат, але що робити, якщо бізнес починає зростати і співробітників стає все більше?

Більшість власників приміщень для коворкінгу готові задовольнити потреби своїх клієнтів, у тому, аби розвивати свою команду та займати більше робочих столів чи взагалі окремі кабінети. Тому замість того, щоб турбуватися про переїзд у новий офіс, власники бізнесу можуть зосередитися виключно на зростанні своїх компаній. Єдиним недоліком є те, що розширення вашої команди в у спільному робочому просторі очевидно має безпосередній вплив на вартість, адже ви платите, в основному, не за площу, а за кількість працівників. Тому вам потрібно прийняти вольове рішення: інвестувати у новий офіс у бізнес-центрі, який навряд чи буде дешевшим, чи платити трохи більше за безпроблемний та гнучкий характер коворкінг-простору.

Ідентичність

Питання, як робочий простір відображатиме вашу компанію, обов’язково виникне на етапі вибору приміщення для власного офісу чи коворкінгу. Орендуючи власний простір, ви можете легко розмістити логотип своєї компанії на вивісці над дверима, на вікні чи на вулиці зовні. Якщо запрошуєте ділового партнера до себе чи проводите співбесіду з потенційним працівником, вони потрапляють у простір, що відображає цінності, культуру та ідентичність вашої компанії. Ви можете впливати на все: від температури на кондиціонері та рівня шуму до музики і креативного декорування приміщення. Крім того, оренда власного офісу означає, що компанію можна додати на Google Maps, тому клієнтам буде простіше дізнатися, де ви знаходитесь. Звучить чудово, чи не так? Але потрібно розуміти, що облаштування власного офісу на власний лад обійдеться досить дорого.

У спільному робочому просторі ви менше контролюєте, як виглядає середовище. Однак більшість із варіантів, які існують на ринку, створені так, що ви точно не будете розчаровані. Вони сучасні, стильні та технологічні. То ж чому б не продемонструвати клієнтам свою гнучкість, перспективність і здатності підлаштуватися під їхні потреби? Резиденти отримують доступ до переговорних кімнат, де можна проводити ділові зустрічі у більш практичній та професійній обстановці. А орендуючи власний офіс у коворкінгу, ви можете доповнити стандартний набір меблів власними, задекорувати простір на свій смак і додати табличку із лого компанії у коридорі, щоби відвідувачам було легше вас знайти.

Оточення

Розпочинати власний бізнес може бути страшно та незрозуміло, особливо якщо ви працюєте вдома або в невеликому приватному кабінеті. Одне з переваг коворкінг-простору ― це те, що вас оточують люди, які перебувають з вами у однаковій ситуації. Ви можете допомогти одне одному, поділитися досвідом чи навіть поспівпрацювати. Спільний робочий простір – це фантастична можливість для спілкування та зустрічей з представниками різних сфер діяльності.

Окрім соціальної складової, коворкінг-простори розроблені таким чином, аби зробити роботу максимально цікавою і зручною. А якщо вам подобається те, що ви робите і де працюєте, то обов’язково будете більш продуктивними. Багато спільних просторів пропонують такі вигоди, як кухні з безкоштовним чаєм/кавою, зручні лаунж-зони чи навіть кімнати для медитації, щоб розслабитися під час напруженого робочого дня. Хочете пограти настільний теніс з колегами чи випити келих вина в п’ятницю ввечері під час happy hours? Будь ласка!

Приватність

Наявність власного офісного приміщення означає, що всі, хто знаходиться у приміщенні, працюють в одній компанії. Натомість, орендуючи фіксоване місце у коворкінгу, ви ніколи не знаєте точно, хто вас оточує. Незнайомі люди можуть зазирнути у ваш монітор, почути телефонні розмови з клієнтом або ходити біля конференц-залів під час ваших зустрічей досить часто, щоб це заважало. Адміністратори коворкінгів можуть також проводити екскурсії потенційним орендарям, що створює додатковий шум і активність у залах.

Якщо ж у вашої компанії є власний офіс, вам не доведеться турбуватися про ці неприємності. Ви можете в достатній мірі контролювати рівень шуму, якщо звісно, у сусідньому офісі немає дуже галасливих колег. А якщо ви маєте справу з конфіденційною інформацією ― наприклад, особистими фінансами, державними документами чи іншими приватними даними – ви можете насолоджуватися свободою обговорювати справи в будь-який момент, замість того, щоб намагатися знайти тихий куточок у коворкінг-просторі та роблячи паузи кожного разу, коли хтось проходить повз.

Стабільність

Мати можливість часто змінювати місце проживання – беззаперечно цікаво, особливо, якщо ви молоді та лише пізнаєте життя. Однак з часом, коли накопичується досвід, з’являється потреба у стабільному власному житлі. Те ж саме працює і для бізнесу. Коли стартапи зростають і лише шукають свою нішу на ринку, гнучкість коворкінгу може бути великою перевагою. Але через років три, п’ять, десять, коли ваші бізнес-процеси налагоджуються на уніфікуються перспектива стабільного офісу з великою табличкою з лого компанії при вході стає все більш бажаною. «Оселяючись» у єдиному офісному приміщенні, вам більше не потрібно буде напружуватися для частих переїздів, пошуку нових місць та домовленостей з орендодавцями.

То що обрати?

Як бачимо, західна альтернатива офісам має цілий ряд переваг. Все більше і більше компаній оцінили принади робочого простору, де панує атмосфера розвитку та легкості і який дозволяє мінімізувати витрати. Тому радимо спробувати цей формат, як підприємцям-початківцям, фрілансерам та стартаперам, так і великим компаніям, що прагнуть стати більш гнучкими. А коворкінги в різних містах і країнах – це зручний спосіб вибудувати злагоджені процеси та єдиний графік для команди, яка працює віддалено по всьому світу. Або ж чудова альтернатива філіям компаній, які виходять на іноземні ринки.

Тим не менш, якщо ви бажаєте обладнати приміщення на власний лад, вам важлива приватність і ви не хочете ні з ким ділити переговорні кімнати чи миритися з фоновим шумом від інших команд, залишатися у власному офісі – оптимальне рішення.

Так, вибір між власним офісом і фіксованим місцем в коворкінгу напряму залежить від напряму та характеру діяльності вашої компанії. Гнучкий робочий простір добре підходить командам, які поступово розширюються і в першу чергу шукають місце, що сприяє продуктивній колективній роботі. Офіс у БЦ натомість – вибір великих бізнесів, де важлива дисципліна, конфіденційність та чіткий контроль за виконанням задач. Саме тому на питання, за яким форматом роботи майбутнє, все ще немає однозначної відповіді і є всі підстави припускати, що на ринку, як традиційний, так і новаторський сегменти організації робочого простору будуть розвиватися паралельно і доповнювати один одного.